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utilidad de la aplicación informática depende de la adecuada, sistemática, correcta
y completa información que introduzca y grabe cada Servicio
.
7.
Los expedientes físicos se clasificarán únicamente en dos apartados:
expedientes
activos y expedientes archivados
. En cada uno de ellos se colocarán siguiendo el
orden alfabético.
8.
Los modelos que deben utilizarse para la gestión en todas sus fases, deben ser
exclusivamente los modelos oficiales
incluidos en este Manual.
9.
Las
pautas de actuación
ordenadas en este procedimiento, deben ser trasladadas,
conocidas y aplicadas por
todos los profesionales
que trabajen en el Servicio.
PRIMERA FASE DEL PROCEDIMIENTO
-GRABAR-ACUSAR RECIBO-CITAR-
10.
Todos los documentos que se reciban en el Servicio o se remitan por éste deben ser
registrados a la entrada y a la salida
con la agilidad necesaria para dar curso a la
documentación
en el mismo día que se generen
.
11.
Una persona/s del SGPMA debe encargarse de grabar todas las ejecutorias que llegan
al servicio en ese mismo día y realizar el acuse de recibo que automáticamente ofrece la
aplicación informática.
12.
En caso de falta de domicilio del penado/a, se acusa recibo y se archiva en el mismo
acto.
13.
En caso de posible ejecutoria fuera de plazo de cumplimiento, se acusa recibo y se
archiva en el mismo acto.
14.
Hay que prestar especial atención a las ejecutorias que incluyen además de la TBC la
realización de un programa y asegurarse que la documentación se traslada al profesional
encargado de gestionar el mismo, armonizando en la medida de lo posible ambos
procedimientos.
15.
La citación de los penados/as se realiza exclusivamente atendiendo al
orden de
prescripción
que determina la aplicación informática. Esto sólo se puede garantizar si se
realizan las citaciones correspondientes
después de estar todas las ejecutorias
grabadas
. En consecuencia,
no se debe citar a la vez que se graban los expedientes
.
16.
Como norma general, el número de citas que se realicen cada mes no debería ser
inferior al número de sentencias que tienen entrada en el Servicio en ese mismo periodo
de tiempo.
17.
El número de citas diarias se ajustará
por el responsable del Servicio
teniendo en
cuenta las plazas disponibles (cuando no existen, es preferible no citar salvo riesgo de
Subdirección General de Coordinación Territorial
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